Подготовка к участию в выставке сводится к следующим этапам:

• разработка плана участия в выставке (конференции);
• составление бюджета;
• создание стенда;
• разработка информационно-рекламных материалов;
• обучение сотрудников занятых на стенде

Все это можно разработать и реализовать самостоятельно или передать на аутсорс — в специализированное рекламное агентство.

Написания статей, пресс-релизов, разработка информационно-рекламных материалов.

Разработка макета выставочного стенда, изготовление, монтаж.

Любая выставка, для успешного в ней участия требует тщательной и продуманной подготовки. Выставка выставки рознь. Цели и задачи участия в выставках могут быть различны.

Для одних компаний, участие в выставки — это возможность заявить о себе, познакомить потребителей с новым товаром и услугой. Это особенно эффективно при участии в отраслевых (специализированных) выставках и форумах, ввиду того, что отраслевые выставки, как привило, привлекают специалистов.  Такое «концентрированное» воздействие позволяет «заявить» о себе, познакомить целевую аудиторию. Но, что самое важное — это получить обратную связь в виде мнений и комментариев специалистов по вашему стенду и представленной на этом стенде информации.

Кроме обратной связи участие в выставке позволяет получить «живые» контакты с потенциальными потребителями вашего товара или услуги.

Для других компаний участие в выставке важно как имиджевая составляющая, формирование информационного пространства вокруг бренда. Возможность проведения презентации, представление новых товаров, отличная возможность напомнить о компании.

Не важно каким бюджетом располагает компания для проведения выставки. Даже с минимальным бюджетом важно разработать план проведения и участия в выставке: составить смету, собрать и подготовить информацию, заказать билеты, произвести бронирование гостиницы для сотрудников, разработать и напечатать раздаточные рекламно информационные материалы (визитки, буклеты, брошюры, каталоги, CD), разработать и изготовить рекламные и бизнес сувениры, полиэтиленовые и/или бумажные пакеты, разработать стенд, форму для стендистов и промо персоналу, и решить массу других вопросов и согласований.

Но на этом участи в выставки не заканчивается. После ее завершения нужно демонтировать стенд. Составить отчеты, проанализировать эффективность участия, сделать «работу над ошибками».

По завершению выставки предстоит самая важная работа, ради которой все это затевалось: взаимодействие с полученными контактными лицами!